Informatie over de behandeling van persoonsgegevens volgens artt. 13 en 14 van de GDPR EU 679/2016 («GDPR»)

De GDPR EU 679/2016 heeft als doel te garanderen dat de behandeling van de persoonsgegevens gebeurt met respect voor de fundamentele rechten en vrijheden en de waardigheid van de betrokkene, in heb bijzonder voor de privacy en de persoonlijke identiteit en het recht op bescherming van gegevens.

Poltronesofà S.p.A. («Titularis» of «POLTRONESOFÀ») levert in navolging van artt. 13 en 14 van de GDPR onderliggende informatienota om de behandeling te beschrijven van de persoonsgegevens van de gebruiker, verzameld via de website die momenteel te vinden is op de URL http://www.poltronesofa.com («Website»), de doelstellingen en de modaliteiten van de behandeling en de veiligheidsmaatregelen die genomen zijn om de privacy ervan de respecteren in navolging van de geldende regelgeving.

In het algemeen behandelt POLTRONESOFÀ persoonsgegevens als gevolg van het surfen op de Website, van de verzending van vragen via e-mail en ook als gevolg van de registratie op het Gereserveerd Gedeelte door een gebruiker van de Website («Gebruiker») of door een koper van een product van POLTRONESOFÀ («Klant»).

In bepaalde gedeeltes van de Website kan de Gebruiker gegevens invoeren van de Klant van de bestelling, van wie hij of zij de opdracht kreeg om in eigen naam en op eigen rekening het formulier met velden voor de verzameling van de persoonsgegevens in te vullen. De gegevens van de Gebruiker en van de Klant worden enkel en alleen door de Titularis gebruikt met als doel de verzonden aanvraag te behandelen op naam van de Klant en/of de Gebruiker.

1. Titularis van de behandeling

POLTRONESOFÀ S.p.A., met wettelijke zetel in Via Lunga n.16, 40053, Valsamoggia, località Crespellano (BO), Italië en administratieve zetel in Via Raffaele Bendandi, 14 - 47122 Villanova di Forlì – FORLÌ (FC), is de titularis van de behandeling.

De Data Protection Officer kan gecontacteerd worden op het e-mailadres [email protected] voor informatie over de behandeling van persoonsgegevens.

2. Soorten behandelde gegevens

POLTRONESOFÀ kan de volgende soorten gegevens verzamelen:

2.1 Vragen i.v.m. aangeboden services in het gedeelte CONTACT:

Bij het invullen van de online contactformulieren in het websitegedeelte Contact, worden enkele persoonsgegevens gevraagd aan de Gebruiker en/of de Klant, zoals bijvoorbeeld voornaam, naam, e-mailadres, de eventuele winkel waar men naar verwijst, de referentiegegevens van de bestelling, eventuele foto’s van gesignaleerde gebouwen, het onderwerp van de vraag of de suggestie. Deze gegevens zijn nodig om gevolg te kunnen geven aan de specifieke vraag van de Gebruiker en/of Klant die, afhankelijk van het gekozen contactformulier, als onderwerp kan hebben:

-informatie over de levering, het onderhoud en de verzorging van de gekochte producten en/of in het algemeen informatie over de bij de verkooppunten uitgevoerde aankoop;

-informatie over promoties die actief zijn bij onze verkooppunten;

-suggesties om onze website te verbeteren;

-signalering van commerciële gebouwen die te huur of te koop zijn.

De gegevens op het contactformulier die aangeduid zijn met een sterretje zijn verplicht. Het niet of onjuist invullen ervan leidt ertoe dat de Titularis de aanvraag niet kan behandelen. De gegevens die daarentegen niet aangeduid zijn met een sterretje zijn, ook al hebben ze hun nut bij het contact met de Titularis, facultatief. Het niet invullen ervan brengt het antwoord op de vraag van de Gebruiker en/of Klant niet in het gedrang.

2.2 Kandidatuur

Bij het invullen van het online formulier in het gedeelte WERKEN BIJ ONS, wordt de Gebruiker gevraagd enkele persoonsgegevens te leveren zoals bijvoorbeeld voornaam, naam, e-mailadres en telefoonnummer. Eventuele bijkomende gegevens zullen later door de Titularis verzameld worden om het professioneel profiel van de kandidaat te kunnen beoordelen. De gegevens op het contactformulier die aangeduid zijn met een sterretje zijn verplicht. Het niet of onjuist invullen ervan leidt ertoe dat de Titularis de kandidatuur van de Gebruiker niet in beschouwing kan nemen.

2.3 Geserveerd Gedeelte

Bij de registratie en/of de aanmelding bij het Gereserveerd Gedeelte wordt de Gebruiker of de Klant gevraagd enkele persoonsgegevens te leveren zoals bijvoorbeeld voornaam, naam, e-mailadres en telefoonnummer. De Gebruiker of de Klant kan bovendien aanmeldingsgegevens genereren voor de toegang tot het Gereserveerd Gedeelte. De gegevens die op het contactformulier aangeduid zijn met een sterretje zijn verplicht. Het niet of onjuist invullen ervan leidt ertoe dat de Titularis geen gevolg kan geven aan de registratieprocedure voor het Gereserveerd Gedeelte. De gegevens daarentegen die niet aangeduid zijn met een sterretje zijn, ook al hebben ze hun nut bij het contact met de Titularis, facultatief. Het niet invullen ervan brengt de registratieprocedure voor het Gereserveerd Gedeelte niet in het gedrang.

2.4 Aankoopgegevens

Indien de Gebruiker en/of de Klant, na registratie op en/of aanmelding bij het Gereserveerd Gedeelte, iets op de Website kopen, zal de Titularis aanvullende informatie behandelen over de Gebruiker en/of de Klant en de aankoop, die nodig zijn om de bestelling te beheren.

Deze informatie bevatten onder andere: betaal- en factureringsgegevens (bijv. kredietkaartnummer, postcode en adres), leveringsgegevens, leveringsadres, bestelling nummer, aankoopgeschiedenis, enz.)

2.5 Navigatiegegevens

De informatica-systemen en de software-procedures voor de werking van de Website verzamelen tijdens hun normale functioneren enkele persoonsgegevens. De overdracht ervan beschouwt men als impliciet inbegrepen in het gebruik van communicatie-protocollen van het internet.

Het betreft informatie die niet verzameld wordt om geassocieerd te worden met geïdentificeerde personen, maar die door hun aard zouden kunnen toelaten gebruikers te identificeren.

Tot deze categorie behoren de IP-adressen of domeinnamen van de computers die gebruikt worden door de gebruikers die de Website bezoeken, de URI-adressen (Uniform Resource Identifier) van de opgevraagde bronnen, het uur van de aanvraag, de methode aangewend om de aanvraag bij de server te doen, de grootte van het bestand verkregen als antwoord, de numerieke code van de status van het antwoord van de server (goede afloop, fout) en andere parameters betreffende het operationeel systeem en de informatica-omgeving van de gebruiker.

Deze gegevens worden enkel gebruikt met als doel anonieme statistieken te verkrijgen over het gebruik van de Website en om de correcte werking ervan te controleren en ze worden onmiddellijk na te verwerking gewist.

2.6 Cookies

De cookies verzamelen informatie, waaronder gegevens zijn die mogelijk toelaten de betrokken persoon te identificeren. Voor de behandeling van de gegevens via cookies verwijst men naar de betreffende beleidsnota, beschikbaar via de volgende link.

3. Modaliteiten van verzameling van de gegevens

De gegevens worden rechtstreeks verzameld bij de betrokken personen, wanneer ze surfen op de Website of e-mails of berichten verzenden naar POLTRONESOFÀ, ook via de sectie contact («Sectie Contact») of wanneer ze vragen om ingeschreven te worden op het gereserveerd gedeelte («Gereserveerd Gedeelte»).

4. Doelstellingen en juridische basis van de behandeling van de gegevens; periode van bewaring

4.1. Om te antwoorden op de vragen via de communicatiekanalen op de Website (Sectie Contact).

De juridische basis van deze behandeling is het legitiem belang van POLTRONESOFÀ om te communiceren met het publiek en de vragen van potentiële klanten, leveranciers of andere geïnteresseerde personen te beantwoorden. De periode waarin deze gegevens bewaard worden is gelijk aan de tijd die nodig is om de vraag te beantwoorden. Deze periode van bewaring kan verlengd worden wanneer de betrokken persoon het voorwerp is van een andere specifieke behandeling. De juridische basis van deze behandeling is te voldoen aan de precontractuele verplichtingen.

4.2. Om de Klant toe te laten gebruik te maken van de online services na aankoop van een product.

De Klant die zich registreert op het Gereserveerd Gedeelte kan gebruik maken van een aantal klantservices aangeboden door de Titularis op de website, met betrekking tot het gekochte product in de geautoriseerde verkooppunten van POLTRONESOFÀ. De Klant kan in het bijzonder de garantie van het gekochte product downloaden, de reeds gedane aankopen bekijken en de cyclus van de bestelling volgen (bijvoorbeeld het verwerkingsproces van de levering van de bestellingen volgen, informatie en assistentie vragen). Deze gegevens worden bewaard gedurende 10 jaar. De juridische basis van deze behandeling is het nakomen van de contractuele verplichtingen.

4.3. Om de Gebruiker en/of de Klant toe te laten producten op de Website te kopen.

De Gebruiker en/of de Klant die zich registreert en /of aanmeldt bij het Gereserveerd Gedeelte kan via de Website de aangeboden producten kopen en met de Titularis de betreffende contract sluiten, na aanvaarding van de Verkoopsvoorwaarden. In dit geval, zal de Titularis de gegevens behandelen om de bestellingen te beheren, de verkochte producten te verzenden, de nodige service na verkoop te bieden, de terugzending van producten te beheren, de belastingwetgeving na te leven. Bovendien kan de Klant de onlinediensten gebruiken als bedoeld in lid 4.2. Deze gegevens worden bewaard gedurende 10 jaar. De juridische basis van deze behandeling is het nakomen van de contractuele verplichtingen.

4.4. Om de Gebruiker en/of de Klant toe te laten gebruik te maken van de online services, als gevolg van de voorkeuren aangegeven in de online catalogus van de producten.

De Gebruiker en/of de Klant die zich registreert en/of aanmeldt bij het GereserveerdGedeelte kan een productlijst creëren in de online catalogus met speciaal daartoe voorzien markeringen. Deze gegevens worden bewaard tot de herroeping ervan door de betrokken persoon. De juridische basis van deze behandeling is de uitvoering van de service gevraagd door de betrokkene.

4.5. Om niet toegelaten handelingen te voorkomen of te controleren, of om bepaalde rechten te beschermen of te laten gelden..

POLTRONESOFÀ zou bijvoorbeeld de gegevens van de geïnteresseerde personen kunnen gebruiken om onwettige handelingen of inbreuken tegen de wet op de intellectuele/industriële eigendom (ook van derde partijen) of computercriminaliteit te voorkomen of te vervolgen. De juridische basis van dergelijke behandeling is een legitiem belang van POLTRONESOFÀ in de hoedanigheid van titularis van de behandeling. De gegevens worden bewaard voor de periode die redelijkerwijs nodig is om de rechten van POLTRONESOFÀ te laten gelden, vanaf het moment waarop POLTRONESOFÀ op de hoogte is van de inbreuk of van de potentiële pleging ervan.

In verband met hogergenoemde doelstellingen gebeurt de behandeling van de persoonsgegevens met behulp van manuele middelen, informatica en telematische instrumenten met een logica die strikt verbonden is met de doelstellingen zelf en in elk geval op een manier die de veiligheid en de gereserveerdheid van de gegevens zelf garandeert, in navolging van de wet.

5. De rechten van de betrokkene..

De Gebruiker en de Klant kunnen zich wenden tot POLTRONESOFÀ om de rechten uit te oefenen waarover in de artt. 15 en volgende van de GDPR en, in het bijzonder, toegang vragen tot de eigen persoonsgegevens, weten dat ze bestaan, vragen dat ze worden gerectificeerd, gewist of de behandeling ervan beperkt, zich verzetten tegen de behandeling ervan en de portabiliteit vragen van de eigen gegevens; de Gebruiker en de Klant kunnen bovendien hun toestemming op eender welk moment herroepen (wat de legitimiteit van de behandeling op basis van de gegeven toestemming vóór de herroeping niet in het gedrang brengt).

Wanneer hij of zij het recht op toegang uitoefent, kunnen de Gebruiker en de Klant informatie vragen over wie de eigen gegevens behandelt, met welke doeleinden en voor hoelang, met wie ze worden gedeeld en of ze overgedragen worden naar andere landen en ze kunnen ook vragen om niet het voorwerp te vormen van geautomatiseerde behandelingen zoals de profilering.

De Gebruiker en de Klant hebben het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Titularis op gelijk welk moment informatie te vragen omtrent de verantwoordelijken van de behandeling en de personen die door de Titularis geautoriseerd zijn om de gegevens te behandelen.

De Gebruiker en de Klant kunnen de eigen rechten uitoefenen door zich te wenden tot POLTRONESOFÀ (op de hierboven aangegeven adressen of via e-mail op [email protected]).

6. Waar worden de gegevens behandeld? - Overdracht van de gegevens

De behandelde gegevens worden bewaard bij POLTRONESOFÀ in Italië.

De gegevens kunnen ook bewaard worden in de Europese Unie door leveranciers van POLTRONESOFÀ aan wie de gegevens worden overgedragen op basis van de onderschrijving van contracten conform art. 28 GDPR met standaard contractclausules in navolging van de beslissing van de Europese Commissie betreffende de beschermingsclausules of een beslissing van de Europese Commissie omtrent het beschermingsniveau van de gegevens (Privacy Shield). De bijgewerkte lijst van derden leveranciers, die handelen in de hoedanigheid van verantwoordelijken van de behandeling volgens art. 28 GDPR, is verkrijgbaar via een aanvraag op [email protected].

7. Delen van de gegevens – ontvangers van de gegevens

Met de interne afdelingen en de bedrijven van de groep POLTRONESOFÀ. In overeenstemming met het beleid van POLTRONESOFÀ kunnen de gegevens door Poltronesofà S.p.A. gecommuniceerd worden door de ene afdeling aan de andere en ook aan de bedrijven van de groep.

Aan personen die de gegevens te weten kunnen komen in de hoedanigheid van "Verantwoordelijken» aan wie de Titularis een aantal activiteiten toevertrouwt voor de behandeling betreffende de doelstellingen beschreven in de voorgaande paragraaf 4 (bv. transporteurs, pakjesbedrijven, consultants, bedrijven die zich bezighouden met het verzenden van berichten, om operaties uit te voeren voor de controle van de klanttevredenheid, voor het uitvoeren van enquêtes, enz.

Aan personen die de gegevens te weten kunnen komen in de hoedanigheid van autonome titularissen van de behandeling aan wie de Titularis de gegevens communiceert teneinde uitvoering te geven aan een vraag van de betrokkene. Het betreft de communicatie van gegevens aan ondernemingen die uitdrukkelijk geautoriseerd werden door POLTRONESOFÀ S.p.A. om producten voor binnenhuisinrichting te verkopen van het merk POLTRONESOFÀ («Dochterondernemingen»).

Aan serviceproviders.  POLTRONESOFÀ gebruikt services van derde partijen (cloud, content management system, analyse, hosting, navigatiefunctie) die handelen in de hoedanigheid van verantwoordelijken van de behandeling volgens overeenkomsten die conform zijn aan art. 28 GDPR. Wanneer deze leveranciers werken vanuit het buitenland, doen ze dat op basis van standaard contractclausules in navolging van de beslissing van de Europese Commissie betreffende de beschermingsclausules of een beslissing van de Europese Commissie omtrent het beschermingsniveau van de gegevens (Privacy Shield). Deze personen komen enkel in het bezit van de persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van hun functies en kunnen die enkel gebruiken voor de uitvoering van deze services op naam van POLTRONESOFÀ of om de wet na te leven. De bijgewerkte lijst van derden leveranciers, die handelen in de hoedanigheid van verantwoordelijken van de behandeling volgens art. 28 GDPR, is verkrijgbaar via een aanvraag op [email protected].

Aan gerecht of administraties. Waar toegelaten of vereist door de wet, kan POLTRONESOFÀ de gegevens delen die gevraagd worden door het gerecht, door een administratie of door een regeringsinstantie teneinde de rechten van POLTRONESOFÀ of van derde partijen te beschermen of uit te oefenen of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

8. Wijzigingen aan de informatienota

De onderliggende informatienota kan nu en dan aangepast worden om te voldoen aan juridische of technologische wijzigingen, wijzigingen in de verzameling en de behandeling van gegevens, commerciële initiatieven of om ons toe te laten nieuwe functies toe te voegen. In geval van aanpassingen zal POLTRONESOFÀ de Gebruiker en de Klant verwittigen: (i) via een boodschap op de hoofdpagina van de Website en/of (ii) via gelijk welke andere actie die POLTRONESOFÀ daartoe geschikt acht. De Gebruiker en de Klant worden uitgenodigd de Website regelmatig te raadplegen om kennis te nemen van de updates. De eventueel aangebrachte aanpassingen worden effectief vanaf het moment van hun publicatie. Het surfen op de Website na dit moment geldt als een aanvaarding van genoemde aanpassingen.

Laatste update 02 juli 2018